Se você é como a maioria das pessoas, provavelmente já se perguntou (ou tem se perguntado) como (e porque!) algumas pessoas conseguem realizar tantas coisas num único dia, quando você não consegue fazer tudo o que precisa, qual será a mágica para alcançar a produtividade? Nessas horas é bem comum desejar que o dia tivesse ao menos 36 horas e isso só para garantir fazer ao menos o básico. Ufa!
Nesse texto que eu vou te mostrar como ter o controle do seu tempo de uma vez por todas e aumentar sua produtividade e senso de realização. E se você acha que esse tema pode ajudar outras pessoas, compartilhe! Com certeza você também conhece alguém que está sofrendo, atolado na quantidade de coisas que precisa fazer ao longo dos dias, semanas, meses, anos…
Se ocupar não é sinônimo de produzir
Veja este exemplo: Hoje você definiu que vai concluir aquele recurso de apelação, porque está a 4 dias do prazo final. Porém, quando você chega no escritório resolve dar uma olhada rápida nas mensagens eletrônicas e aí vê que precisa responder uma delas o quanto antes, o que resolve fazer ali naquele momento. Enquanto está escrevendo a resposta do email você recebe a ligação do seu colega pedindo para auxiliar num outro caso que precisa concluir uma petição e não sabe como fazê-lo, aí interrompe o email e vai auxiliar o colega. Nisso alguém chama para tomar um café e você se lembra durante o café que precisa trocar um par de sapatos naquele mesmo dia porque é o último prazo para isso, então resolve fazer isso na hora do almoço. Da loja você segue direto ao banco, apesar de não estar programado, porque se lembrou que precisava conversar com o gerente sobre a sua conta. E, ao longo do dia, várias outras atividades corriqueiras que te distraem da sua tarefa principal que era fechar o recurso de apelação e nessa altura você sequer se lembra se, de fato, concluiu o email que precisava ter respondido logo no inicio da manhã.
Eu sei que isso parece estranho, mas a verdade é que pessoas extremamente ocupadas produzem muito pouco! E pra te mostrar que eu entendo do assunto vou te confessar que eu fiz parte desse grupo de pessoas extremamente ocupadas, que trabalhavam à exaustão e terminavam o dia com a sensação de não ter produzido nada ou muito pouco, ou menos do que gostaria, como no exemplo acima. Nem é preciso dizer o quanto isso é frustrante, né?
Mas, por que isso acontece?
Em sua grande maioria, tais situações acontecem por que nós não temos muita clareza acerca do que é de fato importante para nós. Um mínimo de organização, se ela existe, nos faz acreditar que basta ter uma lista de atividades a serem feitas e teremos domínio do tempo e seremos mais produtivas.
No caso das mulheres, a exigência (ainda que velada) pelo desempenhar de vários papéis dito “femininos” como cuidar dos filhos e fazer as tarefas domésticas, por exemplo, que estão além do mundo profissional, faz com que essa sensação de trabalhar muito e não ter feito nada ou muito pouco se torne frequente e muito frustrante. Realmente, num mundo que exige cada vez mais de nós, fica realmente complicado conseguir “acudir” a todos os papéis com maestria.
E aí entram a lista de tarefa, a lista do que é urgente, a lista do que é importante entre várias outras alternativas que buscamos para nos ajudar a lidar melhor com o tempo.
Obviamente que não vou aqui desmerecer o quanto pode ajudar ter uma lista de tarefas ou fazer classificação do que é urgente e o que é importante, porém, isso não é nem de longe suficiente para resolver o problema do (mal) uso do tempo. Nesse ponto, eu gosto de uma expressão citada por Geronimo Theml no livro Produtividade para quem quer tempo: fazer gestão do tempo, é na verdade, fazer a gestão de si mesmo!
Sim, fazer gestão do tempo é fazer a gestão da sua própria vida! Todos os dias e a cada minuto, estamos perdendo um pouco dos nossos dias, estamos diminuindo um ponto na escala da vida . Por isso a expressão quem mata o tempo não é assassino, é suicida!
Não nos damos conta disso por que simplesmente não paramos para refletir sobre, porém, é forte e significativo quando finalmente percebemos como estamos gerindo a nós mesmas e como estamos deixando a vida está escorrer pelos dedos, enquanto tentamos em vão conciliar os vários papéis que temos que desempenhar.
A lista de tarefas nunca vai terminar! Se existe uma verdade que precisamos admitir para melhor viver é que as nossas atividades, nossas tarefas nunca, mas nunca mesmo, terão fim! Não adianta pensar que no dia em que você fizer exatamente 100% de tudo o que foi planejado você estará livre do fantasma do (mal) uso do tempo.
Acredite, enquanto vida tivermos, teremos coisas para fazer! Ter esse entendimento torna as coisas menos “pesadas”, menor a auto-cobrança e o sentimento de frustração. A grande questão quando se admite essa verdade é identificar então como fazer melhor uso do tempo ou, como gosto de pensar, como fazer uma melhor gestão de mim mesma e da minha vida?
Clareza: item essencial na gestão da vida
Já que ter domínio do tempo é ter domínio de si mesmo, gerir melhor a sua própria vida, para identificar quais são as atividades que de fato te farão ter essa noção, será preciso, antes de qualquer coisa ter clareza do que você quer para a sua vida.
Essa frase é batida, mas é muito verdadeira: para quem não sabe onde ir, qualquer caminho serve. Como é que você faz gerenciar melhor a si mesma se você não sabe para onde você quer ir, o que você gostaria de viver (ou realizar) dentro de 6 meses, 1 ano, 2 anos, 5 ou 10 anos??
Tudo bem, eu sei que não é comum pensar e falar sobre isso, nós sequer aprendemos algo parecido na escola, muito menos na faculdade de Direito. Mas, é fato que se você não sabe o que gostaria de viver, não tem clareza quanto aos seus principais objetivos de vida, muito provavelmente você está perdida, matando o tempo com atividades que não trazem efetivamente resultado nenhum. É como ser escrava de atividades rotineiras que, em sua maioria, não estão alinhadas com seus principais objetivos de vida, se você já os definiu! E se você não sabe quais são eles (os objetivos), sinto dizer que “você está mais perdida que cego em tiroteio”, com uma grande probabilidade de (re)viver episódios de estresse, frustração e insatisfação ao longo da vida.
A grande pergunta nesse caso é suas ações tem origem nos motivos certos, estão alinhadas com seus sonhos e/ou objetivos de vida?
E aí nós temos um item essencial na nossa lista de tarefas com a intenção de gerenciar a nós mesmas: identificar, com clareza, quais os nossos principais objetivos de vida! No artigo que falo sobre o segredo por trás da inteligência emocional, eu abordo o tema do auto conhecimento como um elemento fundamental nessa tarefa de saber para onde queremos ir.
Quer mais produtividade e senso de satisfação?
Uma vez que você entendeu que para gerenciar a si mesma você pode precisa ter clareza dos seus principais sonhos e/ou objetivos de vida fica mais fácil pensar em como ter controle do seu tempo. Mais do que fazer uma lista diária do que é importante e urgente, para ter domínio do tempo é preciso identificar como usar o tempo a nosso favor, em benefício daquilo que realmente fará sentido para nossas vidas, seja no âmbito profissional ou pessoal.
Nesse sentido, um dos principais pontos a considerar é que ter uma vida sistêmica é essencial, é viver em equilíbrio e harmonia todos os pilares da nossa existência.
Como assim, Kelly? Não adianta ser super produtiva no trabalho se você não tem tempo para seus filhos, para seus pais e irmãos, para o companheiro, para cuidar de si mesma ou para estar com as amigas. E como eu já disse no texto que menciono acima investir nos nossos relacionamentos são a garantia de mais produtividade, saúde, satisfação, felicidade e melhor remuneração
Eis aí o segundo principal ponto para conseguir gerenciar com efetividade nossa vida e nosso tempo. Quantas mulheres, quantas advogadas você conhece que padecem de culpa por ter abdicado do tempo com os filhos, com a família ou os amigos com a justificativa de precisar produzir mais, trabalhar mais, ser melhor remunerada? Se você não tem esse sentimento, maravilha para você, mas essa é uma falácia que atormenta a vida de boa parte das mulheres e traz sentimentos de frustração, culpa, sofrimento que é a ideia equivocada de que seria preciso abrir mão de uma área da vida para atingir a plenitude em outra.
A vida é o que acontece de segunda a sexta, o problema é que a maioria das pessoas vive somente uma ou duas áreas da sua vida durante a semana e quer “ser feliz” somente aos finais de semana, quando vai buscar satisfazer ou dar espaço a tudo que não fez durante a semana por estar envolvidos com um ou dois pilares somente, profissional ganhando disparado. E isso quando faz!
No Japão, um país popularmente conhecido por trabalhar demais, os japoneses são tão viciados em trabalho que muitas vezes deixam de dedicar tempo à família, aos amigos, deixam de tirar férias ou cuidar da saúde. Não por acaso, temos acompanhado uma situação desoladora em que muitas pessoas estão morrendo por priorizar o trabalho em detrimento das outras áreas da vida.
Num caso recente, uma jovem japonesa de 24 anos cometeu suicídio pulando da janela do prédio onde morava levando à comoção o país inteiro. Numa das mensagens que deixou antes de morrer ela dizia: “quero morrer”, “estou física e mentalmente destroçada”. Infelizmente as mortes por excesso de trabalho no Japão já se tornaram um problema com grandes repercussões e já existe até um termo para descrever essa situação: “karoshi”.
São casos extremos, claro, mas são situações que demonstram como a falta de equilíbrio pode comprometer mental e emocionalmente uma pessoa. Uma das soluções para esse problema é transformar sua agenda numa agenda sistêmica, onde seja possível destinar tempo para todas as áreas da sua vida. Logicamente, não ao mesmo tempo, não no mesmo dia, mas de forma importante, que você possa distribuir atividades pontuais ao longo da semana que, só para constar, tem 7 dias, ou seja, é decisão sua viver só no fim de semana, em 2 dias, ou viver os 7 dias que você merece!
Como ter o controle do seu tempo de uma vez por todas
Se você reparou, eu já trouxe dois pontos importantíssimos relacionados ao “controle” do tempo ou, como prefiro referir, ao gerenciamento da vida. Sem ter clareza dos seus principais objetivos e sem entender que a vida exige o equilíbrio de todos os pilares e que você pode, sim, conscientemente usar todos os dias da semana para fazer isso acontecer, fica praticamente impossível ter domínio do seu tempo, gerenciar sua vida. Isso significa que você vai precisar tomar algumas decisões importantes a respeito de como vai conduzir sua vida de agora em diante.
Pensando nisso, eu trago abaixo três ações de suma importância para vencer esse desafio de gerenciar sua vida e ter controle do seu tempo de uma vez por todas:
1.Estabeleça metas e objetivos alinhados com seus principais sonhos de vida.
Traçar metas, por escrito, permite avançar ponto por ponto na direção do que realmente queremos para nossa vida, elas mantém nosso foco e nossa energia por que exigem o detalhamento das ações necessárias para alcançar o objetivo determinado.
É justamente esse detalhamento das ações, das atividades necessárias para alcançar o objetivo que diferenciam a pessoa produtiva da pessoa ocupada. A pessoa produtiva organiza seu dia e suas tarefas de acordo com suas metas, ou seja, ela não perde tempo com atividades rotineiras, ela sabe onde quer chegar e tem um plano para isso, onde distribui ao longo dos seus dias, suas semanas as atividades, tanto rotineiras quanto de produtividade, que a farão avançar um passo de cada vez na realização dos seus objetivos.
No detalhamento das metas, podemos utilizar uma ferramenta emprestada da Administração, utilizada no planejamento estratégico, mas que pode facilmente ser trazida para a nossa vida pessoal, tornando mais intuitivo o processo de detalhamento dessas ações ao estabelecer metas SMART.
Uma meta SMART deve conter esses cinco elementos: ser específica, mensurável, atingível, relevante e ser temporal. E é essencial que você consiga contemplar esses cinco pontos para que seja possível realizá-las. Alguns exemplos de metas SMART seriam: “ter uma retirada mensal de R$ 40.000,00 até o dia 30.03.2018”, “pesar 60 kg até o dia 10.06.2017”; “começar o mestrado em Direito Tributário até 31.12.2017” ou “começar o curso de inglês no dia 10.04.2017”.
2.Defina de três a cinco prioridades que você vai cumprir no dia seguinte e que estejam afinadas com seu(s) objetivo(s).
Cumprir as atividades programadas nos traz satisfação, senso de realização e isso libera dopamina que é algo que nos ajuda a nos manter a motivação.
Exemplo: Elegi como objetivos começar o curso de inglês no dia 10.04.2017 e pesar 60 kg até o dia 10.06.2017. As cinco prioridades que vou eleger para amanhã são: 1. Procurar na internet quais são os cursos de inglês disponíveis próximos da minha residência ou do meu trabalho; 2. Buscar recomendações de cursos com colegas que já fizeram o curso; 3. Ligar na nutricionista para agendar um horário de consulta; 4. Buscar perto de casa as academias de ginástica ou natação, para fazer o orçamento; 5. Agendar uma consulta com o clínico geral para ver minhas condições de saúde antes de iniciar a atividade física.
3.Comece a fazer uso de um aplicativo para organizar sua vida.
Hoje em dia a oferta de aplicativos que gerenciam tarefas é enorme. Há aplicativos de todos os tipos, uns mais completos, outros nem tanto. Interfaces diferentes, funcionalidades diferentes, versões gratuitas e versões pagas. O fato é que tais aplicativos facilitam o dia-a-dia por permitirem organizar a vida ao condensar num único lugar projetos, catálogos de tarefas rotineiras ou atividades prioritárias, registro de novas ideias, acompanhamento dos projetos em curso, tanto da vida pessoal quanto profissional. Posso citar como exemplos o OneNote, o Google Keep, o Todoist, o Evernote, esse último, para mim um dos mais completos e simples de utilizar.
No Youtube há vários tutoriais de como usar tais aplicativos ou vídeos com dicas de aplicativos que facilitam a nossa vida, então eu separei esse do Henrique Meireles para você, com dicas de 7 aplicativos para melhorar sua produtividade. Vale a pena escolher um com o qual você se adapte melhor e explorar todas as facilidades que ele pode agregar à vida.
Bem, obviamente falar desse tema não é tarefa simples, pois se trata de um assunto complexo e extenso, sobre o qual poderia gastar “laudas e laudas” escrevendo, mas, infelizmente, num curto artigo de blog se torna impossível alcançar toda a vastidão do tema. De qualquer forma, eu espero que você tenha gostado e agora tenha um pouco mais de clareza e que você faça uso das dicas trazidas que verdadeiramente podem ajudá-la a ter melhor domínio do seu tempo, do gerenciamento da sua vida.
Deixe sua opinião nos comentários ou deixe sugestão de outros temas que você gostaria de ver por aqui, estou sempre buscando temas de interesse que podem nos ajudar a ter uma vida melhor e mais feliz.
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“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo”. Victor Hugo
Kelly Coimbra é Advogada, Empresária, Especialista em Produtividade e Desenvolvimento Pessoal de Mulheres.
Reprogramadora mental e vibracional, é ativista quântica, tendo estudado diretamente com o cientista e Phd em física nuclear, Dr. Amit Goswami, criador do Ativismo Quântico do qual é também multiplicadora.
Idealizadora do Método Nikke de Alinhamento Transformacional – uma proposta de reeducação transformativa e vibracional que potencializa o empoderamento feminino. Possui 4 e-books lançados e já realizou treinamentos e programas de autodesenvolvimento para mais de centenas de mulheres, tendo idealizado o primeiro programa de produtividade exclusivo para mulheres.
Presidente e fundadora das plataformas de educação Advogada de Alta Performance e Feminino Quântico, que utiliza conhecimentos e ferramentas de cura vibracional, transmutação de padrões emocionais e vibracionais negativos para promover resgate da identidade e integridade feminina, despertando nosso poder pessoal e de realização, ambos, é claro, para auxiliar mulheres a se tornarem mulheres mais produtivas, felizes, realizadas e realizadoras.